HospitalityRoom keys, staff credentials and the pieces around them.
Retail and loyaltyGift, loyalty and membership cards with variable data.
Access controlCards and fobs matched to the reader you installed.
Clubs and associationsOne chip for the turnstile, the locker and the desk.
Events and festivalsWristbands, badges and lanyards for each edition.Pedido mínimo, plazos en días naturales, los cinco errores de diseño que obligan a reimprimir, las condiciones de las muestras y la partida arancelaria.
Los fabricantes de tarjetas explican con detalle lo que pueden hacer, pero casi nunca cómo hacerles un pedido. El pedido mínimo, los plazos, los requisitos del diseño y las condiciones de las muestras son los cuatro datos que cualquier comprador necesita antes de comprometerse, y suelen llegar solo después de rellenar un formulario y esperar la llamada de un comercial.
Esta guía los explica con claridad. Está dirigida a quien prepara una especificación para enviar a una fábrica: un departamento de compras que presupuesta un programa, un establecimiento que hace una reposición, un integrador que trabaja con una fecha de instalación o el responsable de un programa que lanza su primer pedido en volumen.
Las cifras de esta guía son las de Kaway. Otros fabricantes tendrán otras; publicarlas sirve precisamente para que un comprador pueda comparar en lugar de suponer.
Hay un principio que se aplica a los cuatro datos: todo debe ir en un solo documento. Una especificación que llega como descripción de producto el lunes, como archivo de diseño el miércoles y como cantidad en una llamada el viernes son en realidad tres especificaciones, y lo que se fabrica es la combinación que haya interpretado la fábrica.
La especificación de un pedido de tarjetas es un documento, no una conversación. Reúne el producto, el uso, el diseño, las condiciones comerciales y los criterios de aceptación en un solo sitio, con un único número de revisión, para que cualquier duda posterior se resuelva consultando un solo documento.
Toda la información que se detalla a continuación cabe en un solo correo, y un pedido especificado así se presupuesta en el día, sin rondas de preguntas aclaratorias.
Una especificación rara vez está completa a la primera, y un fabricante con experiencia suele detectar los huecos antes que el comprador. Pide esa lista antes del presupuesto, no después: la información que falta, las alternativas que merece la pena valorar y lo que será difícil mantener igual a lo largo de una tirada.
Un pedido mínimo no es una barrera comercial. Es el punto por debajo del cual preparar la línea de producción cuesta más que las propias tarjetas.
Incluye las planchas de impresión o el perfil de color digital, la distribución del inlay para el chip y la antena elegidos, la preparación de las planchas de laminado, el troquel del formato y la comprobación de la primera pieza. Esos costes son los mismos para una tirada de 500 tarjetas que para una de 50.000. Por debajo de cierta cantidad pesan tanto en el precio unitario que la cifra deja de ser útil.
El pedido mínimo es de 500 unidades.
Lo que rige un pedido es la construcción, la cantidad y la oferta comercial confirmadas por escrito antes de lanzar la producción. Una cifra en un correo del año pasado no es una especificación, y un comprador que la trata como tal puede encontrarse con las condiciones reales cuando ya ha dado precio a su cliente.
El primer descenso importante del precio unitario llega cuando la tirada llena un pliego sin desperdicio. El segundo, cuando la preparación del color se reparte entre suficientes tarjetas para dejar de pesar. A partir de ahí, el precio apenas varía. Un comprador que espera que siga bajando con fuerza en volúmenes muy altos suele llevarse una decepción, y es mejor saberlo antes de negociar.
La pregunta sobre la cantidad que importa
No es «cuál es el pedido mínimo», sino «a partir de qué cantidad el precio unitario deja de ser alto». Son cifras distintas, y la segunda es la que debería determinar el pedido.
En este sector los plazos se expresan de forma poco homogénea: unas veces en días laborables, otras desde la fecha del pedido y otras desde la aprobación del diseño, lo que hace casi imposible comparar presupuestos. Kaway los expresa en días naturales: la producción estándar es de 12 días naturales para tarjetas de PVC y de madera.
Doce días naturales en una tirada estándar, tanto en PVC como en tarjetas de madera.
Hay dos tramos fuera de ese plazo, y suelen ser los que retrasan el calendario. El primero es el tiempo entre la aceptación del presupuesto y la aprobación del diseño, que depende por completo del comprador y a menudo dura más que la producción. El segundo es el tránsito, que depende del destino y del medio de transporte.
Parte de la fecha en que las tarjetas tienen que estar en manos del cliente, resta el tránsito y la producción, y obtendrás la fecha límite real para aprobar el diseño. La mayoría de los retrasos se deben a aprobaciones de diseño que se alargan una semana, no a la producción, cuyo plazo no cambia.
Una tarjeta no es un cartel en pequeño. Tiene limitaciones concretas que no son evidentes para un diseñador que no ha trabajado antes con este formato.
Las tarjetas se imprimen en pliegos y después se troquelan, y el troquel tiene una tolerancia. El diseño necesita sangrado más allá de la línea de corte, y todo lo que no deba cortarse (logotipos, textos y marcos) tiene que quedar dentro de un margen de seguridad. Un marco fino paralelo al borde es la causa más habitual de que un lote parezca descentrado, porque cualquier desviación se nota enseguida frente a una línea recta.
Envía los archivos en CMYK, no en RGB, y ten en cuenta que una pantalla y una superficie de PVC laminada son soportes distintos. Los negros profundos, los naranjas intensos y los metalizados se comportan de forma diferente a como se ven en el monitor. Si un color corporativo es crítico, indica una referencia Pantone y pide que se ajuste en la muestra física en lugar de aprobar un PDF.
Los elementos de mapa de bits deben tener 300 ppp como mínimo a tamaño final. Los logotipos y textos deben ir en vectores siempre que sea posible, porque una tarjeta es pequeña y cualquier pérdida de nitidez en un logotipo se nota a la distancia a la que se mira una tarjeta.
El inlay ocupa una zona definida dentro del cuerpo de la tarjeta. Un relieve profundo, una ranura troquelada, un taladro para el cordón o un estampado en caliente sobre la zona de la antena tienen que situarse fuera de ella. Hay que tenerlo en cuenta al pedir presupuesto, no después de aprobar el diseño, porque puede obligar a modificarlo. Es especialmente importante en las tarjetas con forma especial, en las que el contorno lo decide el cliente.
La numeración, los códigos de barras, los códigos QR, los nombres y los UID codificados que se imprimen en la tarjeta cambian de una tarjeta a otra. Cada uno es un paso de producción con sus propias reglas, y forma parte del trabajo de personalización y codificación. Indica el rango, el formato, si el número impreso debe coincidir con el UID codificado y en qué parte de la tarjeta va. La guía de datos variables lo explica en detalle.
Plantea los problemas cuanto antes
Si un diseño va a ser difícil de producir con regularidad, el momento de decirlo es al presupuestar, no cuando el cliente ya ha aprobado el diseño. Un fabricante que solo lo plantea en la fase de prueba no está ayudando a su cliente.
El color en pantalla no es el color sobre PVC, y menos aún sobre nogal, donde la veta se transparenta y modifica todos los colores impresos.
Una muestra permite comprobar el color sobre el soporte real, el tacto y el grosor de la tarjeta terminada, el acabado (mate, brillo, esmerilado o foil) frente al diseño y, cuando corresponde, la lectura del chip en el lector real.
Una muestra en blanco demuestra que la tarjeta está bien fabricada. No demuestra que la codificación sea correcta. Si la credencial va a funcionar en un sistema de control de accesos, la prueba válida es una muestra codificada con el mismo sistema que codificará la producción y probada en los lectores reales. La guía de compatibilidad describe el protocolo de prueba completo.
No debe entrar nada en la línea de producción hasta que la especificación esté aprobada. Pide una muestra gratuita para probarla antes.
Es la opción estándar: la más económica, la más previsible, la que mejor reproduce el color y la que admite más acabados. Ningún otro material se le acerca en coste por unidad.
Lleva un núcleo reciclado al 80 %. En aspecto y funcionamiento es muy similar al PVC estándar, con un sobrecoste pequeño y un argumento de sostenibilidad lo bastante concreto como para superar un cuestionario de compras.
Se especifica cuando la tarjeta va a estar expuesta al calor o a productos químicos, o cuando su comportamiento al final de la vida útil importa más que el coste.
Tilo, cerezo, nogal negro y bambú. La madera es más cara que el PVC, pero los usuarios no la tiran, y para una cadena hotelera o un programa de socios eso suele ser precisamente lo que se busca. Tiene dos consecuencias prácticas: la veta se transparenta a través de la impresión, así que el diseño debe pensarse para ella desde el principio, y la tolerancia de grosor es mayor que en el PVC. Qué cambia y qué no con una tarjeta de madera se explica en otra guía, y la guía de materiales compara los tres tipos de cuerpo.
Las tarjetas de madera se fabrican en una planta con certificación FSC (FSC-C195226). Cualquier afirmación sobre certificaciones, incluida esta, debe leerse con atención: el certificado lo tiene una entidad jurídica y cubre productos concretos, así que las preguntas útiles son a qué productos se aplica y quién es el titular. Si un proveedor asegura que un certificado FSC cubre todo su catálogo, está describiendo algo que no existe.
Las tarjetas con chip integrado se clasifican normalmente en la partida arancelaria SA 8523.52, correspondiente a las tarjetas con uno o varios circuitos integrados electrónicos, conocidas como tarjetas inteligentes. Las tarjetas impresas sin chip van en otra partida, y esto importa más de lo que parece: el mismo pedido repartido en dos clasificaciones puede pagar dos tipos arancelarios distintos.
Tu agente de aduanas confirmará la subpartida nacional exacta. El fabricante debería aportar, sin necesidad de pedirlo, una factura comercial que coincida con la mercancía, una lista de bultos, la partida arancelaria correcta y, cuando sea necesario, una declaración técnica que describa la construcción y los chips. Estos documentos pueden emitirse con la marca del comprador.
El tramo entre el presupuesto y el lanzamiento del pedido es donde se originan la mayoría de los problemas, porque tienen que coincidir a la vez varios acuerdos: precio, cantidad, revisión del diseño, muestra y criterios de aceptación en la entrega. Si se aprueban por separado, en conversaciones distintas, el pedido acaba lanzándose con un archivo de diseño que ya nadie sabe identificar.
El número de revisión es lo que da coherencia a esta lista. Un diseño aprobado en la revisión tres y una muestra aprobada en la revisión dos no son un pedido aprobado, sino dos aprobaciones de dos tarjetas distintas.
Un comprador puede pedir asesoramiento técnico antes de cerrar todos los requisitos. El problema surge cuando una decisión pendiente no se identifica como tal. Señala las decisiones abiertas, pregunta qué implica cada una más adelante y separa claramente un presupuesto exploratorio de una especificación lista para producción. La aprobación final debe resolver todos los requisitos que afectan a lo que se va a fabricar, probar y entregar. Lo que quede abierto en ese momento es una decisión que tomará otra persona.
Caso ilustrativo, no corresponde a un cliente de Kaway. Un comprador especifica una tarjeta RFID personalizada para la reforma de unas oficinas: material, acabado, cantidad, embalaje y fecha de entrega, pero no el sistema de control de accesos, porque el integrador aún no lo ha confirmado. Todo lo especificado se puede presupuestar, pero nada se puede lanzar a producción. Lo correcto es dejar abierto exactamente ese punto y acordar de antemano la prueba que lo cerrará: una muestra codificada por quien vaya a codificar la producción y probada en los lectores reales.
La mayor parte de lo que fabrica Kaway se entrega con la marca de otra empresa, y ese acuerdo queda por escrito.
Las fichas técnicas de los materiales y las certificaciones aplicables se incluyen en la documentación de entrega de cada pedido, y Kaway envía directamente a la dirección de entrega indicada. Las condiciones completas figuran en las preguntas frecuentes.
Kaway fabrica en su propia planta de Dongguan (China), donde se realizan la impresión, el laminado, la codificación y las pruebas. Los compradores visitan la planta con regularidad, y Kaway anima a hacerlo.
Envía a Kaway Group tu especificación y la fecha de entrega que necesitas para hablar del pedido. Las solicitudes de presupuesto se responden el mismo día laborable: contacta directamente con la planta.
En Kaway, sí. El pedido mínimo es de 500 unidades.
El pedido mínimo es de 500 unidades. Para probar una tarjeta antes de comprometer una tirada, pide una muestra gratuita.
Las solicitudes de presupuesto se responden el mismo día laborable. Cuando algo no se puede hacer, la respuesta también llega el mismo día, lo que resulta más útil que un sí tardío.
Sí, y para un programa con reposiciones periódicas es la principal ventaja práctica de trabajar siempre con el mismo fabricante. Mantener la especificación idéntica entre reposiciones es más difícil de lo que parece, y es donde fallan la mayoría de los cambios de proveedor.
Sí. Kaway fabrica en su propia planta y suministra directamente a hoteles, recintos, organizadores de eventos y responsables de programas, además de a los integradores que instalan sus sistemas.
About this guide
Published by Kaway Group. The date on this page shows when this guide was last updated. If anything here is out of date, or contradicts what your integrator tells you, tell us and we will correct it.
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