HospitalityRoom keys, staff credentials and the pieces around them.
Retail and loyaltyGift, loyalty and membership cards with variable data.
Access controlCards and fobs matched to the reader you installed.
Clubs and associationsOne chip for the turnstile, the locker and the desk.
Events and festivalsWristbands, badges and lanyards for each edition.Un lote de tarjetas es fácil de rechazar en la primera hora y difícil una vez distribuido. Qué revisar al recibirlo, cuántas tarjetas comprobar y cómo actuar.
La mayoría de los problemas de un pedido de tarjetas los descubre la persona menos preparada para resolverlos: alguien en recepción, en el momento de más trabajo del día, con una tarjeta en la mano que no funciona.
Para entonces el albarán ya está firmado, las cajas se han abierto y repartido, las tarjetas correctas y las dudosas se han mezclado, y la reclamación al proveedor parte de una posición mucho más débil de lo necesario.
Evitarlo lleva unos veinte minutos. Esta guía explica qué revisar cuando llega una entrega de tarjetas, cuántas tarjetas comprobar, qué hacer con un lote dudoso y cómo dejar un registro que agilice la recepción de las entregas siguientes.
Durante la primera hora después de recibir una entrega se dan tres condiciones que desaparecen poco después.
Las cajas siguen cerradas y agrupadas tal como salieron de producción, de modo que un fallo puede atribuirse a una parte concreta de la tirada y no a todo el pedido. Todavía no se ha entregado ninguna tarjeta, así que el lote puede apartarse sin dejar a nadie sin credencial. Y la documentación de la entrega sigue junto a la mercancía, no archivada por alguien que ya está con otra tarea.
Una reclamación presentada en esa primera hora es una gestión con el proveedor. La misma reclamación tres semanas después, con la mitad de las tarjetas entregadas y el resto repartido entre una docena de personas, se convierte en una discusión sobre lo que ocurrió entretanto.
Un lote es más fácil de rechazar mientras sigue en el palé.
Cada hora que pasa, las pruebas pierden valor y actuar resulta más caro. La inspección no es un trámite: es el seguro más barato del pedido.
La inspección de recepción funciona mejor como una secuencia fija, porque los primeros pasos son rápidos y pueden hacer innecesarios los siguientes.
Revisa el número de bultos, el peso bruto y que la entrega corresponda a tu pedido. Cualquier daño en el embalaje exterior debe anotarse en ese momento en el documento del transportista, antes de firmar. Una firma sin reservas en el albarán elimina casi cualquier base para reclamar después daños en el transporte.
Cada caja debe identificar su contenido: la especificación, la cantidad por caja y el lote o la fecha de producción. Si no lo hace, lo primero que debes pedir al proveedor es que lo incluya a partir del siguiente pedido. Una caja que no se puede identificar sin abrirla acabará abierta.
No te limites a la caja de arriba. Abre cajas de distintas partes de la expedición, porque si una tirada se desvió, lo habrá hecho en una parte concreta y no de forma uniforme.
Las tarjetas se suministran en cantidades fijas por paquete. El recuento es la comprobación más sencilla y también la que más se da por hecha. Verifica la cantidad por paquete en las cajas que abras y confirma que coincide con lo indicado en la caja.
Ambas comprobaciones se explican a continuación. La inspección física lleva unos segundos por tarjeta. La prueba de funcionamiento requiere más tiempo y es la que más se omite, aunque es la que detecta los fallos importantes.
No se trata de buscar la perfección, sino la regularidad y cualquier diferencia respecto a la muestra aprobada.
Coloca la tarjeta nueva junto a la tarjeta de referencia del último lote aprobado y compara el color, el acabado, el grosor y la posición de todos los elementos impresos. Esta comparación revela en dos segundos lo que una especificación escrita tarda un párrafo en describir, y es la comprobación más útil de toda la inspección de recepción.
Los cantos troquelados deben estar limpios, sin rebabas ni escalones visibles en la unión de las capas. La superficie no debe presentar las marcas que deja la contaminación durante el laminado. Algunos defectos estéticos aislados son normales en una tirada grande; un patrón de defectos, no.
Una tarjeta que no está plana no pasa bien por una impresora ni por un lector. Las tarjetas que llegan con una curvatura visible suelen haber estado expuestas a una temperatura inadecuada, y hay que averiguar la causa antes de que el siguiente pedido viaje en las mismas condiciones.
Cuando el diseño combina varios procesos, comprueba que todos coinciden: la impresión con el troquel, el foil con la impresión, y el panel de firma o la banda magnética con el canto de la tarjeta. Un registro que se desplaza a lo largo de la tirada es un defecto real, y se aprecia enseguida cuando se sabe dónde mirar.
Una tarjeta puede tener un aspecto impecable y no funcionar. En cualquier tarjeta con chip o banda, la inspección física no indica si la credencial funciona.
No en un banco de pruebas, no en las instalaciones del proveedor y no solo en un codificador de sobremesa. Prueba con el codificador que va a grabar las tarjetas y en una puerta que las va a leer, porque esos son los dos equipos que la tarjeta tiene que superar.
Un problema de suministro que afecta a una parte de la tirada produce tarjetas que funcionan y tarjetas que no. Si todas las tarjetas que pruebas salen de la misma caja, puedes rechazar un lote correcto o aceptar uno defectuoso.
Codifica una tarjeta, úsala y vuelve a codificarla. Una credencial que acepta la primera escritura y rechaza la segunda tiene un fallo distinto, y más caro, que una que falla desde el principio, y no se detecta leyendo la tarjeta una sola vez.
Registra las tarjetas probadas, el equipo utilizado, el resultado y la fecha. Son treinta segundos que convierten un posible desacuerdo futuro en un documento.
Una tarjeta revisada a simple vista no es una tarjeta probada.
La inspección física detecta los fallos visibles. La prueba de funcionamiento detecta los fallos que cuestan dinero. Una no sustituye a la otra, y la segunda es la que suele omitirse.
No existe una cifra única: depende del tamaño del pedido, de las consecuencias de un fallo y de la experiencia previa con el proveedor.
Tres principios son válidos en cualquier caso.
Toma muestras de toda la expedición, no de un solo punto. Las tarjetas de varias cajas, procedentes de distintas partes de la entrega, aportan mucha más información que el mismo número de tarjetas de una sola caja.
Amplía la muestra cuando algo haya cambiado: un proveedor nuevo, una especificación nueva, una nueva revisión del chip, el primer pedido después de mucho tiempo o cualquier entrega posterior a un problema. En todos esos casos está justificado revisar más que en una reposición rutinaria de una especificación conocida.
Acuerda el criterio de aceptación por adelantado. El nivel de inspección, la tasa de defectos aceptable y lo que ocurre si se supera deben fijarse al pedir presupuesto, no cuando surge el desacuerdo. Un proveedor con un proceso controlado no tendrá inconveniente en acordarlo.
Si recibes tarjetas para varios establecimientos, es recomendable formalizar este criterio, porque el registro de inspección forma parte de lo que paga la organización y es el documento que resuelve la cuestión cuando algo sale mal.
La reacción habitual es entregar las tarjetas que parecen correctas y apartar las demás. Es un error costoso, porque mezcla tarjetas que se sabe que funcionan con otras de estado desconocido, y ya no es posible afirmar nada con seguridad sobre ninguno de los dos grupos.
Mantén la entrega completa y sin repartir hasta resolver la duda. Un lote sin repartir se puede sustituir; un lote repartido hay que retirarlo, y en hostelería retirar tarjetas significa huéspedes que no pueden entrar en su habitación.
Fotografía las tarjetas defectuosas, la caja de la que proceden, el etiquetado de la caja y la documentación de la entrega. Las fotos tomadas en recepción tienen más valor que una descripción escrita una semana después.
Indica la cantidad afectada, las cajas o lotes implicados, el síntoma, los equipos con los que se ha probado y la comparación con la tarjeta de referencia. Con esa información un proveedor puede actuar. Con un simple «las tarjetas no funcionan», no.
Si un lote falla y los anteriores de la misma especificación funcionaban, algo ha cambiado en la cadena de suministro, y la pregunta útil es qué: una revisión del chip, un cambio de inlay, otro lote de material u otra línea de producción. Un proveedor capaz de responder a esa pregunta es un proveedor que merece la pena conservar.
Cada inspección es más rápida que la anterior, siempre que deje documentación.
Guarda una o dos tarjetas de referencia de cada lote aprobado, etiquetadas con el número de pedido y la fecha y protegidas de la luz directa. Son la referencia para todas las comparaciones posteriores y no cuestan nada.
Elabora un registro de inspección de una página por entrega: fecha, referencia del pedido, cantidad, cajas abiertas, tarjetas probadas, equipos utilizados, resultado y persona que lo aprobó. Un año de registros convierte la relación con un proveedor en algo documentado y no en una impresión.
Conserva la especificación y los datos de lote juntos, para que un problema detectado al cuarto mes pueda atribuirse a una tirada concreta y no a una sospecha general.
En una organización con varios establecimientos, lleva este registro por establecimiento y no de forma centralizada, porque la comparación útil es con lo que recibió ese mismo establecimiento la última vez.
Una inspección que no deja documentación obliga a empezar de cero la próxima vez.
Una tarjeta de referencia y un registro de una página convierten cada entrega futura en una comparación y no en una investigación, y son los dos documentos más baratos de todo el proceso.
Casi todo lo que hace posible la inspección de recepción se decide al hacer el pedido, mucho antes de que llegue el palé. En ese momento hay que cerrar cinco puntos.
Qué datos llevarán las etiquetas de las cajas: especificación, cantidad y lote. Es una instrucción de embalaje y acordarla no cuesta nada.
La cantidad por paquete, para que el recuento sea una comprobación rápida y no un ejercicio.
Una única revisión de chip y de material en toda la entrega, si las tarjetas llevan chip, para que un fallo se pueda rastrear en lugar de aparecer disperso.
El criterio de defectos aceptable y lo que ocurre si se supera, por escrito, incluido quién paga el transporte de vuelta de un lote rechazado.
Si se enviará por mensajería una muestra previa al embarque. En un pedido grande es el punto más valioso de los cinco, porque adelanta la inspección todo el tiempo que dura el transporte y convierte un posible rechazo en una corrección, no en una crisis.
Ninguna de estas peticiones es excesiva, y un fabricante con un proceso controlado las tratará como algo rutinario.
¿Hay que inspeccionar todas las entregas?
No, y nadie lo hace. Una reposición rutinaria de una especificación conocida, con un proveedor con el que ya hay experiencia, justifica una revisión más ligera que un primer pedido o una especificación nueva. El criterio debe ser qué ha cambiado, no la desconfianza.
Las tarjetas parecen perfectas, pero algunas no funcionan. ¿Qué hago?
Aparta la entrega, prueba tarjetas de varias cajas con los equipos que se van a utilizar, compáralas con la tarjeta de referencia e informa de la cantidad, las cajas y el síntoma. El aspecto y el funcionamiento son propiedades independientes.
¿De cuánto tiempo dispongo para reclamar?
Depende de lo acordado con el proveedor, y esa es una buena razón para acordarlo. Sea cual sea el plazo, empieza a contar desde la entrega, otro motivo para inspeccionar el mismo día y no cuando se necesitan las tarjetas por primera vez.
¿Compensa el retraso de una muestra previa al embarque?
En un pedido grande o nuevo, casi siempre. Unos días de mensajería cuestan menos que descubrir un problema cuando un contenedor entero ya ha cruzado el océano.
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